Архив документов – неотъемлемая часть работы любого современного предприятия. В любой сфере деятельности договоры, отчеты и другие бумаги имеют определенный срок хранения. В связи с этим требуется создание архива документов, чтобы систематизировать их и соблюсти правила, установленные законодательством. Непосредственное отношение это имеет к разного рода бухгалтерским отчетам, ведомостям, различным договорам. Даже если бухгалтерия организации состоит всего из одного человека, не стоит отказываться от использования современных технологий.

      Электронный архив бухгалтерских документов на www.archiv.ru поможет навести порядок в делах. Чем больше компания, тем сложнее найти определенный договор. Это может вызвать ряд сложностей при работе самого предприятия или же при проверке. Кроме того, бумажные документы создают хаос даже при ежегодной инвентаризации. Данные проблемы и поможет решить создание электронного архива.

      Современный электронный архив представляет собой информационную систему, которая содержит отсканированные копии документов с их атрибутивной, то есть описательной, частью. Описательная часть содержит всю необходимую информацию, позволяющую быстро найти определенный документ в системе.

      Систематизация материалов выполняется в соответствии с несколькими характеристиками. В первую очередь, стоит учитывать тип документа, срок его хранения и некоторые другие параметры. Все операции, которые осуществляются с материалами, строго протоколируются. Пользователи получают доступ к информации в соответствии со своим правом доступа.

      Электронный архив бухгалтерских документов может содержать образы бумажных документов или же электронные материалы, к которым относятся банковские поручения, выписки, письма электронной почты. В том случае, если возникает необходимость, в соответствии с установленным регламентом происходит обновление документов.

      Востребованность электронного архива напрямую связана с тем, что он способен решить целый ряд проблем, которые могут возникнуть у бухгалтера. В первую очередь, стоит отметить значительное сокращение временных затрат на поиск определенного документа и его копирование. Практически полностью можно исключить потерю материалов. Кроме того, специалист сможет своевременно предоставить документ по запросу контролирующих органов. В отличие от бумажного архива электронный вариант дает возможность избежать хаоса.